Liebe Bewerberinnen und Bewerber der Universität zu Lübeck, im Folgenden informieren wir Sie über die von uns durchgeführten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten.
Verarbeitete Daten und Zwecke
a) Bewerbungen über die Karriereseite der Universität zu Lübeck:
Im Rahmen Ihrer Bewerbung an der Universität zu Lübeck werden Ihre Bewerber*innendaten (einschließlich Korrespondenz) zur Koordination und Auswertung im Bewerbungsverfahren sowie zur anonymen statistischen Auswertung der Bewerberstruktur erfasst und gespeichert.
Die Verarbeitung und Übermittlung der von Ihnen übermittelten Daten
- Name und Kontaktdaten
- Übersendete Dokumente (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Schul-/Ausbildungs-, Arbeitszeugnisse, Referenzen, ggf. GdB etc.)
erfolgt für die Bewerbung an der Universität sowie der Einhaltung von Aufzeichnungs‐, Auskunfts und Meldepflichten, soweit dies für den Bewerbungsprozess erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (Logdaten) in diesen Angelegenheiten.
Ohne diese Daten ist eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung im Bewerbungsverfahren nicht möglich, da wir ansonsten nicht beurteilen können, ob Sie für die jeweilige Stelle geeignet sind.
b) Berufungsverfahren an der Universität zu Lübeck:
Im Rahmen des Berufungsverfahrens werden von uns folgende Daten von Ihnen zur Durchführung eines Berufungsverfahrens für Universitätsprofessor*innen im Sinne des § 85 LBG – SH und der §§ 61 und 62 HSG verarbeitet:
- Personendaten (Berufstitel, Akademischer Grad, Name, Geburtsdatum)
- Kontaktdaten (E-Mail, Adresse, Telefonnummer)
- Qualifikationsdaten (Daten über Schul‐ und Universitätsabschlüsse und den beruflichen und akademischen Werdegang)
- Aktuelle bzw. letzte Dienstgeber
- sowie die im Kurzprofil abgefragten Informationen (s. Stellenausschreibungen der Sektion)
- Schwerbehinderung
c) Sensible Daten
Bewerber*innen werden gebeten, Daten über ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Sexualleben sowie andere Gesundheitsdaten, die über eine Schwerbehinderung (s. b)) hinausgehen, nicht bekanntzugeben. Sofern Bewerber*innen sensible Daten unaufgefordert und freiwillig bekannt geben, können diese für die Zwecke der Abwicklung der Bewerbung gespeichert und verarbeitet werden.
d) Datenverarbeitung für Zwecke der Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Ad a: Die Verarbeitung erfolgt nach Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO in Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen.
Ad b: Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 c DSGVO iVm § 62 HSG. Weitere Regelungen befinden in der Richtlinie der Universität zu Lübeck zur Durchführung von Berufungsverfahren in der jeweils aktuell gültigen Fassung.
Wenn die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für diese Datenverarbeitung gesetzlich vorgesehen, vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, kann die Nichtbereitstellung der Daten dazu führen, dass die von uns Ihnen gegenüber zu erfüllenden Verpflichtungen nicht erfüllt werden können.
Ad c: Einwilligung gemäß Art 9 Abs 2 lit a DSGVO.
Ad d: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO bzw. unserem berechtigten Interesse nach Bereitstellung eines technisch fehlerfreien und optimierten Systems. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems nicht möglich. Bitte beachten Sie ihr Widerspruchsrecht nach Art 21 DSGVO.
Herkunft der Daten und Empfänger
Ad a: Sämtliche Daten werden direkt von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben und werden von uns nicht an Dritte außerhalb der Universität Lübeck weitergegeben.
Ad b: Sämtliche Daten aus dem Berufungsverfahren werden direkt von Ihnen erhoben und auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen an folgende Empfänger*innen weitergegeben:
Daten der Bewerber*innen gemäß § 62 HSG:
- Mitglieder des Berufungsausschusses
- Mitglieder des jeweils zuständigen Sektionsausschusses
- Mitglieder des Senats
- Mitglieder des Präsidiums
- Gutachter*innen
- Verwaltung der Universität
Kommt es während des Besetzungs‐ oder Berufungsverfahrens zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter*innen, Behörden und Gerichte übermittelt.
Ad. a und b: Für unser Online-Bewerbungsportal nutzen wir eine Bewerbungsmanagementsoftware der Firma BITE GmbH, Resi-Weglein-Gasse 9, 89077 Ulm, Deutschland Tel.: +49 (0) 731/14 11 50-0, Fax: +49 (0) 731/14 11 50-10, info@b-ite.de Ihre im Bewerbungsportal eingegebenen Daten werden für uns bei der Firma BITE GmbH gespeichert. Alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen, werden von uns und in unserem Auftrag von der Firma BITE GmbH getroffen. Hierzu wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.
Wenn Sie sich für die Verwendung der XING bzw. LinkedIn Services zum automatischen Befüllen entscheiden, kommt es zum Austausch Ihre Daten mit folgenden Unternehmen, die dabei Ihre Daten auch in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten:
- XING, New Work SE, Am Standkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland, privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
- LinkedIn, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, de.linkedin.com/legal/privacy-policy?
Zu einem entsprechenden Datenaustausch kommt es ausschließlich, wenn Sie die Funktion wählen und somit Ihre Einwilligung erteilen.
Speicherdauer
Ad a, c und d: Die Aufbewahrung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ihre Bewerbungsunterlagen werden 6 Monate nach Absage automatisch gelöscht. Sofern Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerbungspool gegeben haben, speichern wir Ihre Daten maximal für 12 Monate. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach der Anlage der Richtlinie der Universität zu Lübeck zur Führung, Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten– Abteilung III – Referat Zentrale Gremien und Berufungsrecht.
Ad b, c und d: Die Daten von Bewerber*innen im Berufungsverfahren, die nicht unter den besten Bewerber*innen (Besetzungsvorschlag) sind, werden sechs Monate nach der Unterzeichnung des Dienstvertrages mit dem/der ausgewählten Universitätsprofessor*in gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach der Anlage der Richtlinie der Universität zu Lübeck zur Führung, Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten – Abteilung III – Referat Zentrale Gremien und Berufungsrecht.
Die Daten der besten Bewerber*innen (Besetzungsvorschlag) werden zur Berufungsakte genommen und im Archiv Universität Lübeck aufbewahrt. Alle Daten der Kommissionsmitglieder außerhalb der Berufungsakte werden unmittelbar nach der letzten Sitzung gelöscht.
Alle Daten der Gutachter*innen außerhalb der Berufungsakte werden unmittelbar nach Ende ihrer Tätigkeit gelöscht.
für die Ukraine